中小企業の広報が、成果の出るプレスリリースの書く際に注意すべきこと

プレスリリースとは

プレスリリースとは、企業が報道関係者に対して新しい情報を発表するための公式文書のことを指します。プレスリリースの内容は、新商品や新サービスといった企業の新たな取り組み、いわばニュースになり得る最新情報であることが必須です。

一般的に企業の広報担当者が作成することが多いですが、中小企業や小さな組織にとっては、広報担当者に限らずサービスや新規事業の担当者が受け持つこともあるのではないでしょうか。弊社も例外ではなく、本記事ではプレスリリースの書き方についてご紹介します。

プレスリリースとは

プレスリリースの目的

プレスリリースの目的は、企業の最新の活動について新聞、テレビ、雑誌、Webメディアなどにニュースとして取り上げてもらうこと、そして生活者や取引先、株主など企業を取り巻く関係者に広く知らせていくことです。
プレスリリースは、広告のように生活者に直接アプローチするものではなく、メディア(報道関係者)を介して生活者へと届けます。

プレスリリースを書く際に意識すべきこと

抽象的な表現を避け、事実を書く

プレスリリースは、企業の公式な情報源として活用されます。そのため数字やデータを用いて忠実なデータを用いて作成しましょう。また、データを用いる際は、引用元や出典元を必ず記載します。「優れた」「素晴らしい」などの形容詞などの曖昧な表現や冗長な言い回しを多用すると、プレスリリースは分かりにくくなってしまいます。掲載する情報の正確性はもちろんのこと、誰が読んでもイメージしやすい具体的な情報を掲載するよう注意しましょう。

メディア関係者宛の特別な文書であることを意識する

プレスリリースは、自社からメディア関係者に宛てた公式な文書です。企業のプレスリリースを元に、メディアが情報を発信するため、メディアに向けた特別な文書だということを意識し、作成することもポイントとなります。

プレスリリースの基本的な構成について

プレスリリースの基本的な構成、1:タイトル、2:リード文、3:画像、4:本文、5:お問い合わせ先

1:タイトル

タイトルは、プレスリリースの中で最も重要な要素です。(とにかくタイトルが勝負)メディアには日々数えきれないほどのプレスリリースが届きます。その競争に打ち勝つためにも、まず自社のプレスリリースを目に留めてもらうことが第一関門であり、一番伝えたいことを絞り込み、簡潔にまとめられたタイトルを目指します

2:リード文

リード文は、タイトルに続く重要な要素です。プレスリリースの要約として、タイトルの次に読まれるのがリード文となります。そのためスムーズに読める上に分かりやすいことが大前提です。タイトルで興味を持った記者が最初に目を通すことが多いので、結論から先に書きます。また、プレスリリースのリード文にはルールがあり、「プレスリリース発信者の企業名」から書き始めます。そして、企業名に続いて「本社所在地と代表者名」をカッコ内に入れます

例: 株式会社ジンズ(東京本社:東京都千代田区、代表取締役CEO:田中仁、以下JINS)は、ミッフィーと仲間たちが登場するディック・ブルーナの絵本のイラストとコラボレーションした「JINS×Dick Bruna」を、2022年11月3日(木・祝)より全国のJINS店舗にて発売します。
引用元:https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000141.000027384.html

3:画像

プレスリリース内で唯一、視覚的インパクトを持つ要素です。画像は、より正確で豊富な情報を読み手へ伝えられる手段であり、有効活用しましょう。プレスリリースに掲載した画像は、プレスリリース配信メディアやSNSでシェアされる際のアイキャッチとしても使用される可能性があるため、その点も考慮して画像を選定します。

4:本文

タイトルやリード文に対して、文章量が増えるため、読み手側のことを考え情報を整理します。ニュースバリューを意識しながら、起承転結の構成でリード文と同じく結論から書いていきます

5:お問い合わせ先

プレスリリースに興味を持った記者がいつでも問い合わせできるよう、文末には問い合わせ先を明記します。企業情報/問い合わせ先(社名、住所、電話番号、メールアドレス、担当者名)を必ず記載しましょう。

プレスリリース作成の8つのポイント

①タイトルは、30文字未満で結論を伝える

タイトルは、記者が本文まで読み進めるか、大きな判断材料になる部分です。何を伝えたいのか明確にし、記者の目を引く切り口にしましょう。

■タイトル作成7つのポイント

  1. 文字数を1行あたり25~30文字未満に収める
  2. メディアフックを意識する
  3. 本文の内容を正確に要約する
  4. インパクトのある言葉選びで目を引く
  5. 形容詞は使わない
  6. 「!」や「!?」は使わない
  7. 誇張のない言葉選びを心がける

引用元:https://prtimes.jp/magazine/10-tips/#

 

②リード文は、5W2Hにおさえる

リード文は、プレスリリースの内容を1~3文かつ250~300文字程度で簡潔にまとめるのが理想です。発信したい内容を下記の5W2Hを活用して情報をまとめ、全体像をつかめるように記載しましょう。

■リード文の5W2H

  • Who:誰が(自社)
  • What:何を(取り組み内容)
  • Where:どこで(実施場所)
  • When:いつ(開始日や実施期間)
  • Why:どうして(背景や目的)
  • How:どのように(特徴など)
  • How much:どのくらい(金額)

 

③結論を先に書く

前段でも記載した通り、結論である「伝えたいこと」「取り上げてほしいこと」を最初に書きます。多忙なメディアの記者に読んでもらうために、知って欲しいことを真っ先に伝える必要があるためです。

④専門用語は極力少なくする

業界特有の専門用語などは、できる限り使用しないように注意します。誰が読んでも、理解できる言葉に置き換えるなどの工夫をしましょう。適切な類語が見当たらない場合などは注釈をつけたり、括弧書きで補足説明を入れます。

⑤具体的な数字や根拠を明示する

販売数などの実績や来場者数、市場予測など数字を記載すると、記者にインパクトを与えやすくなります。記者は客観的な事実を伝えるという観点から、数量の情報を求める傾向にあります。タイトルやリード文にも数字や根拠を積極的に取り入れましょう。

⑥一文は50字以内、3行止まり、箇条書きを活用する

一文あたり25~50文字を目指し、読みやすい文章を心がけましょう。また、箇条書きや小見出しを活用して本文を作成することで、忙しい記者でもすぐに内容を理解しやすくなります。だらだらと長い文章は禁止です。

⑦資料は別添する

プレスリリースの文中で資料を用いて説明するのではなく、資料は別に添付し、記者が必要に応じて参照・引用できるようにします。

⑧画像や図を用いて読みやすいレイアウトに

文字ばかりのプレスリリースは、読みづらいため画像や図を活用し、読みやすいレイアウトを作成します。また、画像や図に関してはメディアでも使用されます。そのため、どんなメディアでも活用できるビジュアルやサイズであることが大切です。
プレスリリース上にはメディアが活用しづらい画像しか掲載できない場合は、プレスリリース掲載の画像とは別にいくつかメディア用の画像を用意し、ダウンロード先を案内することをお勧めします。

中小企業がメディアの注目を集める5つのコツ

ニュースバリュー(情報価値)を意識する

多忙な記者に選ばれるプレスリリースとは、「この情報には価値がある」「有益だから読者に伝える必要がある」と判断されたものです。つまり、プレスリリースでは、ニュースバリュー(情報価値)*の有無を意識することが非常に重要です。そのために、プレスリリースの中では、このニュースバリューがどの部分になるのか、最も重要なポイントや必ず認識してほしい価値は何なのか、を常に明確にしておく必要があります
*ニュースバリューとは、「報道に値すると認められるニュースの価値」のことを指します。

プレスリリースのトピックを決める際には、「このプレスリリースを記事にしたいだろうか?」と自身が記者であるかのような視点を持つように心がけましょう。

ニュースバリューの指標には次の6つがあります。

ニュースバリューの指標

  • ニュース性:新しい要素があり、未発表のもの
  • トレンド性:ブームになっているもの、季節や時流にあったもの、関心が高まっていること
  • 希少性:数が限られているもの、珍しいもの
  • 社会性:社会的なテーマに関すること、社会や生活に変化や影響をもたらすもの
  • 特異性:意外なことやもの、驚きやギャップを感じるもの
  • ストーリー性:感動や人間味が感じられるもの、ストーリーを持って伝えられるもの

 

記者の視点からスケジュールを逆算する

新商品発売やイベント開催、季節が関連するプレスリリースを送る際には、メディアにもよりますがおよそ1ヶ月前を目処に、適切なタイミングで送付する必要があります。メディア関係者は、締め切りを軸に仕事を進めているため、社内会議に間に合わなくなる可能性や、時期が早すぎてもピックアップされることが難しくなるためです。

メディアの選定を正確に

作成したプレスリリースの情報を必要としているメディア、興味を持ってもらえるメディア、想定するターゲット層の読者が多く存在するメディア、など配信先のメディアは適切に選定しましょう。メディアの選定する際には、メディアのコンセプト、掲載しているトピックの傾向、読者層、サイトの知名度や発行部数なども指標とします。

掲載実績を積み上げる

中小企業がメディアに掲載されるコツは、掲載実績をコツコツ積み上げていくことです。掲載後は、SNSや自社サイトやオウンドメディアなどでも発信することを忘れずに行いましょう。1つの掲載実績が信用を生み、次の掲載にも繋がりやすくなります。

中小企業がWebサイトで準備すべきこと

 

  • Webサイトが検索結果に表示されるようにしておく
  • プレスリリースの内容は、前もってWebサイトにも記載しておく

 
プレスリリースがメディアに掲載された場合、多くの人がインターネットで検索することになります。
検索エンジンで検索されることを想定し、「新商品名」「サービス名」「イベント名」「会社名」といったキーワードで検索された時に、検索結果にwebサイトが表示されるようにSEO対策をしておくと良いでしょう。
また、プレスリリースの内容を自社のWebサイトでも見れるように準備をします。サイト内でプレスリリースを公開するタイミングとしては、プレスリリースを各メディアに送信した翌日以降が好ましいです。サイト内のトップページやお知らせなど、見やすい場所に記載する工夫をしましょう。

配信前のチェックを必ず行う

プレスリリースは一度配信したら、後戻りはできません。社内でもチェック体制を整え、複数名で確認をしましょう。

■配信前チェック例

  • 誤字脱字がないか
  • 情報に漏れ・誤りがないか
  • 問い合わせ先を明記する

 

初めてプレスリリースを打つ時に。

プレスリリースは、公式な文書があるが故の注意事項も多いです。はじめのプレスリリース文章の作成には、基本を倣い、沢山の事例を見て模倣することが第一歩だと思います。かつメディアに選んでもらうという最大のミッションを遂げるためには、今回ご紹介したようなコツを取り入れてみてください。
本記事が、新しい挑戦のお役に立てましたら嬉しい限りです。


参考:
プレスリリースの書き方10のポイント!基本の5構成と記者に取り上げられるコツ | 汐留PR塾 by PRワイヤー https://kyodonewsprwire.jp/corp/shioj/3112/
【現役広報が教える】プレスリリースの書き方10のコツ・基本の5構成 | PR TIMES MAGAZINE https://prtimes.jp/magazine/10-tips/
https://www.value-press.com/howtowrite#howtowrite-4
【保存版】プレスリリースの書き方 – プレスリリース配信サービス | valuepress https://www.sunloft.co.jp/dx/blog/press-release/
プレスリリースの書き方とコツ|記事にされやすいプレスはこう作る! | 起業・創業・資金調達の創業手帳 https://sogyotecho.jp/press-release/

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