まずはログインしてみましょう。
Adobe Acrobat オンラインサービス ログイン
様々なログイン方法があります。
アカウントをお持ちでない場合は無料アカウントの作成をおすすめします。
Adobeの無料アカウントであれば、2GBのクラウド容量が与えられます。編集中のファイルはこのクラウドに自動保存されるため、注釈・ハイライトなどの編集をする場合は、アカウントへのログインが必須となります。
Adobe Acrobatを使って電子署名をおこなえば監査レポート付きの電子署名を行うことができます。
監査レポートは一連の流れを記録したもので、誰が・いつ文書を作成したのか、ファイルを閲覧したのか、電子サインをしたのかといったプロセスをたどることができます。
Adobe Signの場合は、メールアドレスをIDとして本人確認をしており、監査レポートには、メールアドレスの他、時間、処理の内容、IPアドレスが記録されます。
それでは電子署名の方法を解説していきます。
ツールバー「電子サイン」から「電子サインを依頼」を選択、または署名を行いたい書類をドラッグ&ドロップ。
署名関係者を入力する画面が現れました。
ここでは以下の情報を入力します。
また、署名者を入力する際は順次署名または並列署名のワークフローを設定することができます。
「入力した順序で署名」を指定することで順次署名となります。 フィールドに電子メールアドレスが入力されている順序で受信、署名します。最後の署名者が署名プロセスを完了すると、関係者全員に、署名済みの PDF が添付された署名および保管済みの電子メールが届きます。
「任意の順序で署名」を指定することで並列署名となります。 受信者全員が文書を同時に受信し、任意の順序で署名できます。最後の署名者が署名プロセスを完了すると、関係者全員に、署名済みの PDF が添付された署名および保管済みの電子メールが届きます。
設定完了後、「次へ」をクリックします。 文書ファイルが再び開かれ、それぞれの署名者の署名箇所等を指定します。
画面右に表示されているメールアドレスを選択することにより署名者を切り替えることができます。
文書の任意の箇所をクリックすると選択中の署名者用のフィールドを作成することができます。テキストフィールド(署名者が任意の文字を入力)・署名フィールド・氏名フィールド・署名日フィールド・チェックボックス等、署名者の入力すべき内容を詳細に設定することができます。
目的のフィールドを全て配置したら、「送信」をクリックし、作業を完了させます。あとは自動的に設定した順次署名/並列署名の通りに署名者にメールが送信されます
アカウントにログインすれば、送信後に次の操作をおこなうことができます。
文書を送信した後、受信者はどのように署名をすればよいのか、みてみましょう。
署名者はメールを開くとPDFが表示されます。
各署名者に設定したフィールドが表示されます。
テキストフィールドの場合、クリックすると文字入力モードになり、迷うことなく対応することができます。
タイピング入力、手描きによる描画等、署名方法を選択することができます。署名後「適用」をクリックします。
署名が挿入されました。
手順は以上です。初めての私でも、簡単に対応できました✨
履歴で証拠性が担保できるようになっているので、例えば、決裁権がない人が署名をしてしまった場合でも、メールアドレスを確認することでなりすましを検知できます。 また、控えの文書ファイルには、Adobe Signの証明書が付与されており、ファイルが開かれるたびにファイルの改ざん有無を検知します。
Acrobatオンラインサービスは便利かもしれないけれど、大事な文書をクラウド上に保存して大丈夫?セキュリティーはしっかりしているの?と心配になる方もいるでしょう。
Adobe公式によると、Adobeでは何百ものセキュリティプロセスとコントロールを適用し、業界認定の規格、規制、および認証を遵守するための取り組みを行なっているようです。また、Adobe Secure Product Lifecycle(Adobe独自のセキュリティ対策)を基にソフトウェアをすべてのアプリケーションの実装において保護。「セキュリティ保護最優先」を表明しています。
とはいえ、ユーザーも自分でできるセキュリティー対策をすることが大切です。可能であればパスワードを設定する等の対策を行いましょう。
Huahsin Hsu
台湾出身。中央大学卒。金融業界で5年間勤務の後、4年間海外にて就学・就労を経験。オーストラリア・イギリス・シンガポールに居住歴を持つ。Web業界に憧れを抱きつつ日々の業務の中で中小企業の発信力の重要さを感じ猛勉強中。微力ながら誰かの役に立ちたいと願う。
INDEX
PICK UP
